Hoy un lead pasa por 3 manos antes de hablar con un agente: rellena el formulario, lo recibe administración, administración pregunta al agente, el agente confirma, y días después se cierra el bucle. Aquí tienes el plan para reemplazar todo ese ciclo con dos conversaciones automáticas en WhatsApp — una con el lead, otra con el agente — disparando cada evento de Meta en el momento exacto.
Cada paso vive en una de tres calles: el lead, el sistema o el agente. El reloj corre desde que se envía el formulario, y cada respuesta dispara el siguiente movimiento sin intervención humana.
Captura nombre, teléfono, email, zona/CP y opt-in WhatsApp. Stage GHL pasa a Nuevo lead.
Plantilla aprobada con tres botones: Mañana · Tarde · No, gracias. Confirma interés y captura disponibilidad en un único toque.
Cruza zona × disponibilidad × capacidad. Devuelve ranking priorizado y arranca por el #1.
Sin datos personales. Si dice Sí en X minutos, recibe los datos completos. Si No o no responde, salta al siguiente.
Mensaje neutro: "en breve un consultor de tu zona se pondrá en contacto contigo". Sin nombre del agente.
Botones: Cita agendada · Interesado · Sin interés · No contesta.
Última check al agente. Si sí → dispara CompleteRegistration. Si no, reabre el flujo o reagenda.
Dos mensajes secuenciales, cada uno disparado por la respuesta al anterior. Plantillas oficiales de WhatsApp Business con botones de respuesta rápida — sin texto libre obligatorio. Las variables van entre {{1}}, {{2}}, etc.
El reto es hacerle llegar al agente el lead sin que se monte un lío con los teléfonos y los nombres. Tres formas posibles, mostradas en paralelo: el flujo actual con botones de aceptar (V1), una versión simplificada sin botones (V2) y la app nativa con tarjetas y reveal del teléfono al aceptar (V3).
Aviso + botones para aceptar y, en otro mensaje, el teléfono. Cuatro leads en seis minutos: mensajes intercalados con timers, reasignaciones y leads nuevos. El agente hace scroll arriba/abajo buscando datos.
Sin botones de aceptar. Cada lead llega con todos los datos —nombre, zona, franja, teléfono— en una sola burbuja. El agente actúa o responde "no". Más rápido y menos pasos, pero sigue siendo un chat plano.
Cada lead es una tarjeta independiente. El teléfono está dentro de la propia tarjeta — oculto hasta que el agente acepta. Sin chat plano, sin mensajes sueltos, sin ambigüedad.
Mantenemos exactamente el mapeo que ya tenías. La diferencia: ahora cada evento se dispara desde una respuesta automática del lead o del agente, no desde un click manual de admin. Recomendado enviar por Conversions API (CAPI) con teléfono y email hasheados.
Esto es donde se rompen los flujos en producción. Cada caso lleva la acción recomendada del sistema. Los marcados en rojo son los que más rompen el ciclo si no los contemplas.
Decisiones de producto que el flujo necesita para ser concreto. Algunas son técnicas, otras de negocio.
¿Es por código postal, por ciudad, por radio en km, por provincia? Esto determina cómo se hace el matching agente↔lead.
¿Cuántos agentes activos hay? ¿Qué % del territorio cubrís? ¿Hay zonas sin nadie? Define el % de leads que entrarán en CASO 06 (sin cobertura).
¿15 minutos? ¿30? ¿1 hora? Cuanto más corto, más rápido va el lead pero más exigente para el agente. Recomendación: 30 min en horario, 09:00 del día siguiente si llega de noche.
¿24h? ¿48h? Y qué pasa si lo incumple — ¿reasignación automática o aviso al admin solamente?
Antes: el lead sabe a quién esperar pero si el agente dice no, hay que rectificar. Después: más limpio pero más tiempo de espera.
Mañana 10–15h y tarde 15–21h cubre mucho, pero ¿necesitamos noche? ¿sábados? Define una matriz franja × día si los agentes trabajan en horarios variables.
¿Cuántos leads abiertos como máximo puede tener un agente a la vez? Sin esto, los buenos se saturan y los nuevos no entrenan.
Cuando varios encajan: ¿se elige por orden alfabético? ¿por carga actual? ¿por tasa histórica de cierre? ¿round-robin? Recomendación: round-robin con boost a los de mejor conversión.
Si el agente marca No contesta en el seguimiento, ¿qué pasa? ¿Se cierra? ¿Se reasigna a otro agente? ¿Vuelve al lead un mes después? Definir política.
¿Qué dashboard hace falta? Embudo (form → contact → qualified → schedule → registration), tiempo medio en cada paso, tasa por agente, tasa por zona, tasa por franja horaria. Define los 5-6 KPIs antes de construir.
El sistema automatiza el 90%. Admin queda como gestor de excepciones (CASOS 06, 10, 13, 16). Definir su panel y sus alertas.